Foire aux questions sur l'Avis de collecte indirecte de renseignements personnels

De la maternelle à la 12e année

Foire aux questions

Quels types de renseignements le Ministère recueille-t-il et qui les lui fournit?

Le Ministère recueille indirectement des renseignements personnels et d'autres données auprès de plusieurs sources, notamment, mais pas exclusivement, des écoles, des conseils scolaires, des administrations scolaires, de l'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE), et d'autres ministères, organismes, établissements, personnes ou entités. Selon la définition fournie au paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié.

Le Ministère recueille indirectement des renseignements personnels comme les données sur les éducatrices et éducateurs et les données sur les élèves. L'éventail des renseignements personnels que le Ministère obtient des conseils et d'autres organismes comprend :

Des données sur les éducatrices et les éducateurs

  • Numéro ministériel d'éducateur (NME)
  • Renseignements biographiques :
    • Nom
    • Sexe
    • Date de naissance
    • Numéro de l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario (OEEO)

L'historique de l'expérience professionnelle des éducatrices et éducateurs

  • Renseignements sur les affectations des éducatrices et éducateurs au conseil et/ou à l'école (y compris le type de poste, les cours offerts et les équivalents temps plein (ETP))
  • Admissions et transferts/retraites
  • Permission intérimaire (PI)
  • Approbation temporaire (AT)
  • Évaluation du rendement (y compris le Programme d'insertion professionnelle du nouveau personnel enseignant (PIPNPE))

Des données sur les élèves

  • Numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO)
  • Renseignements biographiques :
    • Nom
    • Sexe
    • Date de naissance
    • Lieu de naissance (pays ou province)
    • Pays d'origine (s'il ne s'agit pas du lieu de naissance)
    • Année d'arrivée
    • Renseignements sur l'auto-identification confidentielle et volontaire des élèves autochtones
    • Code postal
    • Statut au Canada
  • Expériences relatives à la petite enfance

L'historique de la scolarité des élèves

  • Effectif scolaire (renseignements sur l'inscription, y compris le nom de l'école, l'année d'études, les dates de début et de fin de l'inscription)
  • Assiduité
  • Rendement :
    • Crédits
    • Notes
    • Diplôme/Certificats
    • Reconnaissance des acquis (RDA)
    • Bulletin scolaire
    • Heures de service communautaire
  • Renseignements sur le programme
    • Ordinaire
    • Enfance en difficulté
    • Langue seconde (anglais, français, langue autochtone)
    • Apprentissage parallèle dirigé (APD)
    • Programme de jour prolongé
    • Participation à des programmes
  • Suspensions et renvois (renseignements sur l'événement)
  • Évaluation de l'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE)
  • Demande d'admission et inscription au palier postsecondaire

Pourquoi le Ministère doit-il recueillir tous ces renseignements si les écoles, les conseils scolaires et les administrations scolaires les recueillent déjà?

Les écoles, les conseils scolaires et les administrations scolaires recueillent des données pour administrer et planifier les services d'éducation au niveau local. Afin d'améliorer les résultats pour les élèves, il est important que les politiques, les programmes et les pratiques liés à l'éducation reposent sur des éléments probants. C'est pourquoi il est nécessaire que le Ministère recueille et analyse les renseignements provenant des écoles, des conseils scolaires et d'autres organismes et produise des rapports.

Le Ministère recueille des renseignements personnels directement ou indirectement, tout au long de l'année, et les utilise aux fins énumérées ci-dessous conformément à la Loi sur l'éducation :

  • L'application de la Loi sur l'éducation et des règlements, et mise en œuvre des politiques et lignes directrices établies en application de cette loi;
  • Le respect de la Loi sur l'éducation, des règlements, des politiques et des lignes directrices établis en application de cette loi;
  • La planification ou l'offre de programmes ou de services que le Ministère fournit ou finance en tout ou en partie, affectation de ressources à n'importe lequel de ces derniers, l'évaluation ou la surveillance de n'importe lequel d'entre eux, le suivi des résultats des élèves et des transitions vers les études postsecondaires et/ou la formation ou la détection, la surveillance et la prévention des fraudes liées aux programmes ou services ou de toute réception non autorisée des services ou des avantages connexes;
  • La planification ou l'offre de programmes de jour prolongé, l'affectation de ressources à ces programmes, leur évaluation ou leur surveillance ou la détection, la surveillance et la prévention des fraudes liées à ces programmes ou de toute réception non autorisée des services ou des avantages connexes;
  • L'offre d'aide financière liée aux programmes de jour prolongé, l'évaluation ou la surveillance de l'offre d'aide ou la détection, la surveillance et la prévention des fraudes liées à l'aide ou de toute réception non autorisée des avantages connexes;
  • La gestion des risques ou des erreurs ou l'exercice d'activités visant à :
    • améliorer ou à maintenir la qualité des programmes ou des services que le Ministère fournit ou finance en tout ou en partie
    • améliorer ou à maintenir la qualité des programmes de jour prolongé
    • améliorer ou à maintenir l'offre de l'aide financière liée aux programmes de jour prolongé
  • Les activités de recherche et les activités statistiques dans le domaine de l'éducation qui sont menées par le Ministère ou pour son compte.

D'où précisément proviennent les renseignements personnels?

Le ministère peut recueillir des renseignements personnels directement auprès de la personne concernée.

Le Ministère recueille également des renseignements personnels auprès de tierces personnes ou d'entités plutôt que de les recueillir directement auprès de la personne à laquelle l'information se rapporte. C'est ce qu'on appelle une « collecte indirecte de renseignements ». L'Avis de collecte indirecte de renseignements personnels sur le site Web du ministère de l'Éducation fournit de plus amples informations sur la collecte indirecte de renseignements personnels.

Le Ministère est habilité à recueillir des renseignements personnels, directement ou indirectement, en vertu du paragraphe 8.1 (1) de la Loi sur l'éducation, L.R.O. 1990, c. E.2.

Qu'advient-il des renseignements personnels que le Ministère obtient indirectement?

En règle générale, lorsque le ministère recueille indirectement des renseignements personnels, c'est la Direction de la statistique et de l'analyse de l'éducation (DSAE) qui obtient les renseignements personnels au nom du Ministère. Étant donné que le Ministère doit vérifier que ces renseignements sont exacts, il utilise des données biographiques (c.-à-d. des renseignements personnels) pour vérifier que le Numéro ministériel d'éducateur ou d'éducatrice (NME) ou le Numéro d'immatriculation scolaire de l'Ontario (NISO) correct a bien été déclaré.

Après cette vérification, la DSAE conserve les données en lieu sûr et filtre les demandes du personnel d'autres ministères et de chercheurs externes. Dans la plupart des cas, ces utilisateurs ne sont autorisés à accéder qu'à des données dépersonnalisées, c'est-à-dire que les données ne contiennent pas d'identificateurs personnels.

Comment le Ministère dépersonnalise-t-il les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont définis au paragraphe 2 (1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée comme étant des renseignements consignés ayant trait à une personne qui peut être identifiée.

Le Ministère prend des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qui lui sont divulgués par des personnes ou d'autres organisations sont exacts et à jour avant de les utiliser.

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu'il recueille indirectement, le Ministère les dépersonnalise en suivant les étapes ci-dessous :

  • vérifier que les renseignements personnels correspondent aux données du Ministère
  • supprimer et détruire de façon sécuritaire les identificateurs personnels et tous les champs sensibles (tels que le prénom, le nom de famille, le sexe et la date de naissance) qui pourraient permettre d'identifier une personne à partir d'une copie des données
  • crypter les données restantes du NISO sur la copie des données pour créer les données dépersonnalisées
  • télécharger les données dépersonnalisées dans l'entrepôt de données du Ministère
  • détruire, tout de suite après utilisation et de façon sécuritaire, les fichiers sources fournis par l'organisation

Pouvez-vous donner des exemples d'utilisation de données dépersonnalisées par le Ministère?

Quelques exemples d'utilisation par le Ministère des données dépersonnalisées sont les suivants :

  1. Coup d'œil sur l'éducation (note : les Coups d'œil sur différentes années scolaires se trouve au bas de la page Web)
  2. Rapports sur les progrès des conseils scolaires
  3. Profils des conseils scolaires
  4. Suspensions et renvois
  5. Données ouvertes

Comment le Ministère protège-t-il les renseignements personnels sur les élèves et les éducatrices et éducateurs?

Les renseignements personnels que le Ministère recueille indirectement sont protégés conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chapitre F.31 et sont assujettis aux restrictions suivantes :

  • Le Ministère obtient et utilise de renseignements personnels uniquement lorsque d'autres renseignements ne permettent pas d'atteindre le but visé.
  • Tous les dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés dans un lieu sûr dont l'accès est limité; par exemple :
    • la technologie utilisée pour la transmission de renseignements personnels est sécuritaire et protégée par un mot de passe;
    • les données sont envoyées au Ministère par voie électronique, ce qui réduit la possibilité d'erreur humaine dans les entrées de données et optimise ainsi l'exactitude des renseignements;
    • seul un nombre limité de membres autorisés du personnel du Ministère y ont accès;
    • les conseils scolaires et d'autres organismes qui fournissent des données au Ministère vérifient l'exactitude des renseignements personnels avant de les lui transmettre;
    • les données redondantes sont éliminées.
  • Dans la plupart des cas, le Ministère parvient à satisfaire ses besoins en matière d'information après avoir dépersonnalisé les données afin de supprimer tous les identificateurs et tous les champs sensibles qui pourraient permettre d'identifier une personne.
  • Les dossiers sont détruits de manière sûre lorsque le Ministère n'en a plus besoin.
  • À moins que la loi ne l'exige, le Ministère a pour politique de ne pas communiquer au public de « données agrégées » si ces dernières se rapportent à moins de dix personnes. La suppression des données agrégées qui se rapportent à moins de dix personnes est une précaution supplémentaire pour protéger la vie privée.
  • À moins que la loi ne l'exige, le Ministère ne divulgue pas de renseignements au public si le nombre des élèves en cause est si petit qu'une personne pourrait être identifiée, et ceci même si les résultats ne comprennent pas les noms des élèves. En outre, le Ministère utilise des données dépersonnalisées pour les ressources et les rapports publics.